30 Июня 2021 | 14:28

Мария Брезинская: «Задача ивентщика – предусмотреть максимум «нежданчиков»: от метеоритного дождя до отключения электричества»

Как сохранить самообладание, выдержку и финансы, организуя ивенты во время пандемии? Об этом рассказывает Мария Брезинская, траблшутер и бизнесвумен из Шымкента. Она помогла организовать фестиваль в Шымкенте за три дня.

image

Фото: здесь и далее Розалия Курмакаева

В Шымкенте ко Дню города решили провести трехдневный фестиваль. Нам повезло. Он состоялся, несмотря на то, что город находился в «желтой» зоне. К примеру, в России за несколько часов до открытия запретили фестиваль «Дикая мята». Организаторы «попали» на 96 миллионов рублей. Карантин убил слово «гарантия» на корню. Как действовать в таких ситуациях?

Ивентщики из Алматы вышли на меня с запросом помочь в организации и проведении мероприятия. Стояла задача – за пару дней найти ведущего, рекламодателей, аппаратуру и сцену. Из-за праздников все прокатчики и шоумены уже были задействованы на других площадках. Требовалась скорая ивентская помощь. Подготовка велась в турборежиме.

Для меня форс-мажоры – это business as usual – обычное дело. За 15 лет как нас только не штормило. И дорогу к моей зоне отдыха перекапывали на все лето прямо перед открытием. И воду в водохранилище спускали в ночь перед приездом гостей. И облаву устраивали на презентации мюзикла в ночном баре. У нас иммунитет. Дверь закрыли? Выходим в окно. Нет окна? Делаем подкоп. Придумываем то, чего от нас не ждут. Фестиваль за три дня? Легко! За годы ивент-менеджмента я выработала определенный чек-лист проведения мероприятий. Если его соблюдать, облажаться сложно.

«Делай, что можешь, с тем, что имеешь, там, где ты есть».

Теодор Рузвельт

Правило 1. Делай со своими и на свои

Я работаю только с проверенными людьми. Когда сроки ограничены, нельзя рисковать. Свои всегда выручат. Ты понимаешь, чего от них ждать.

Звоню, делаю рассылки, бомблю мессенджеры и соцсети. У меня много друзей и знакомых: художники, музыканты, спортсмены, бизнесмены, операторы, дизайнеры, маркетологи. Шымкент – город отзывчивый. Всегда найдутся те, кто готов помочь деньгами, рекламой, инвентарем. Так удалось за считаные часы найти музыкальный аппарат. Люди, которые его привезли, вернулись в Шымкент с другого мероприятия в 4 утра. А в 8 уже были на ногах и ставили сцену для фестиваля.

Сильно выручают творческие сообщества. У хэндмейдеров, йогов, танцоров, стрит-арт-художников всегда есть в соцсетях свои паблики. Размещаю там приглашения, обязательно кто-то отзывается. Эти же люди помогут с рекламой, сделают репосты, выложат инфу в сторис.

Мы не тратим время на поиск спонсоров. Раньше ездили на встречи, уговаривали, расписывали преимущества, составляли подробные презентации. Сейчас всегда делаем любые мероприятия только на свои деньги, с теми ресурсами, которые есть.

Один успешный фестиваль, два, три – и спонсоры сами придут и все дадут.

«Никогда и ничего не просите! Никогда и ничего, и в особенности у тех, кто сильнее вас. Сами предложат и сами все дадут!»

М. Булгаков

На Revibe ShymQala пришли, например, отечественные производители минеральной воды. Привели промоутеров, оформили фотозону и устроили бесплатную раздачу воды за репосты. Коллаборации – прекрасная возможность взаимовыгодного партнерства.

Правило 2. Четкое планирование

Когда на организацию всего два-три дня, спасает подробный план действий, список участников, их обязанностей, а также рабочего инвентаря. Я разбиваю участников на группы, назначаю руководителей и делегирую им часть обязанностей, чтобы сосредоточиться на главном.

У каждой группы свой чат в WhatsApp, а у меня чат руководителей. Каждому участнику выдаю на руки чек-лист, где четко прописано: что он должен сделать, в какие сроки, что он за это получит и что будет, если не сделает. Договоры оформляю на бумаге, официально, чтобы потом не было вопросов.

Себя назначаю «дятлом», который будет клевать всем мозг. Постоянно звоню и долблю. Сделал? Сделал? Сделал? Когда сделаешь? Чтобы не расслаблялись. Еще у меня на руках есть подробная смета, к которой я всегда добавляю 20 процентов на непредвиденные расходы. А лучше 50 процентов.

Правило 3. Скамейка запасных

Ни одно мероприятие не проходит без форс-мажоров. Это нормально. Задача ивентщика – предусмотреть максимум «нежданчиков»: метеоритный дождь, расстройство кишечника у ведущего, веерное отключение электричества, нападение инопланетян, неурожай озимых.

Шучу, конечно, но такие пункты, как дождь, выпадение ключевого игрока, проблемы со светом стоит учесть. И подготовить «скамейку запасных»: тенты, второго ведущего, рабочие шнуры, комбики, микрофоны, электрогенератор, дополнительные мешки и урны для мусора, рации и т. п.

Правило 4. Безопасность – превыше всего

Это продолжение предыдущего пункта. На любом крупном мероприятии должны быть медики, полиция и пожарные. Если у вас есть разрешение на проведение мероприятия от акимата, эти службы предоставляются автоматически. Но мы всегда дополнительно запасаемся водой, песком, огнетушителями, аптечками и т. д.

Правило 5. Забота о команде

Довольная команда – залог успеха. Хорошо, когда есть отдельная палатка и туалет для персонала. В палатке – еда, напитки, сиденья, зеркало, крем от солнца, дождевики. Чем больше мелочей предусмотрено – тем лучше. Люди охотно работают с теми, кто о них заботится.

Платить тоже всем нужно вовремя и столько, сколько договаривались. Не надо думать, что вы отключите телефон, они позвонят-позвонят и забудут. Не забудут. Еще и внесут в «черный список». А мир тесный. Завтра вам снова понадобится что-то быстро организовать, и будет здорово, если проверенная и надежная команда останется с вами.

Правило 6. Праздник делают мелочи

Для хорошего праздника не нужны миллионы. Для него нужны творческие люди. Атмосферу делают мелочи – яркие цвета, звуки, вкусы, запахи, а их создают мастера hand-made, танцоры, артисты, художники. С ними надо дружить, приглашать, хвалить, благодарить. Остальное они сделают сами.

Яркий шатер можно сделать из разноцветной ткани, топчаны – из тюков прессованной соломы, фонарики – из бумаги. Весь антураж делается из подручных материалов быстро, легко, бюджетно и с удовольствием, когда рядом заряженные, творческие люди.

Правило 7. Сядь в самолет

С 6 утра до 11 вечера на ногах, в состоянии предельной концентрации, разруливаешь, решаешь, поддерживаешь. Отступать нельзя, за тобой – команда. Но самому-то где взять ресурс, если силы на исходе? Я танцевала зумбу или медитировала в позе лотоса несколько минут. Это называется «сядь в самолет». Когда ты сделал все возможное, выложился на 200 процентов, нужно выдохнуть и положиться на обстоятельства. Что будет, то будет. Ситуация теперь зависит от пилота, а ты сядь в кресло, пристегнись и лети.

Правило 8. Будь открыт

В истории с «Дикой мятой» зрители, спонсоры и артисты не напали на организаторов с упреками, а, наоборот, всячески их поддержали и даже предложили организовать краудфандинг, чтобы спасти положение.

Доверие – вот что главное. Когда люди тебе доверяют, они поймут, простят, выручат и поддержат. Но только если ты все делаешь на совесть, если открыт и честен.

Многие наши мероприятия были на грани срыва по не зависящим от нас причинам. Но каждый раз мы совершали невозможное и делали для людей праздник.

Я даже придумала неологизм – траблема. Люблю траблемы, они делают сильнее и изобретательнее меня и мою команду.

Мы – служба спасения. Когда у вас пожар, вы звоните 101. Когда траблемы – звоните мне. Я охотно делюсь советами, как совершить квантовый скачок из кризиса, и всегда рада помочь. Это моя работа!

 

Автор: Мария Брезинская, предприниматель