Гибридное мероприятие – что нужно учитывать, когда объединяешь online и offline

С началом пандемии в 2020 году резко возрос спрос на онлайн-трансляции, телемосты и прямые эфиры. Поначалу многие компании организовывали такие мероприятия inhouse, своими силами, но в последующем все-таки переходили на более профессиональный подход.

Гибридное мероприятие – что нужно учитывать, когда объединяешь online и offline

Компания ORIFLAME – не исключение. Четыре раза она проводила онлайн-мероприятия. За телемостами следили несколько тысяч зрителей из Москвы, Киева, Баку, Ташкента и Алматы. Но этот фестиваль стал необычным. Совместно с PanPro Agency компания решила провести мероприятие в новом формате, объединив online и offline.

Наталья Панова, руководитель PanPro Agency, рассказывает о том, как создавать такие гибридные мероприятия в формате online+offline. Агентство работает на рынке Центральной Азии с 2013 года и долгое время специализировалось на производстве телепередач и рекламных роликов. Но пандемия 2020 года заставила пересмотреть приоритеты. Теперь акцент делается на 2D/3D-анимацию, онлайн-трансляции, телемосты и гибридные мероприятия.

Онлайн или офлайн: как изменится event-рынок

Ивенты с небольшим числом участников на площадке и неограниченной виртуальной аудиторией. Считается, что гибридные мероприятия – это новая реальность индустрии событий, по крайней мере в ближайшее время.

К нам стали обращаться с подобными запросами все чаще. И мы, миксуя возможности съемки на несколько камер в режиме ПТС и ресурсы стриминговых платформ, стали предоставлять такие услуги. Чем больше мы вовлекались в этот процесс, тем больше пространства для креатива находили – внедрение викторины в прямом эфире, подключение до 10 и более стран, а также «телепортация» человека из одной локации в другую. В последующем – с ослаблением ограничительных карантинных мер – мы стали практиковать гибридные мероприятия.

Задача стояла – создать непринужденную атмосферу на площадке в студии и при этом не сломать ход съемочного процесса.

Поясню, что я имею в виду. Как правило, у онлайн-трансляции/телемоста задача – корректно донести информацию до виртуального зрителя. У офлайн-мероприятия – интерактив с живой аудиторией. Получается, что гибрид должен объединять в себе две эти задачи. Важно, чтобы и присутствующие гости не почувствовали себя массовкой на съемке, и онлайн-зрители не заскучали.

Трансляция по программе должна была начаться в 14.00. За час до этого стартовала пре-пати, на которой гости могли сфотографироваться у пресс-стены, послушать шикарную живую музыку саксофониста, попробовать угощение.

Потом все присутствующие разошлись по двум залам – в одном из них шли съемки, которые сразу же транслировались в прямой эфир в центральную студию в Москве, и гости принимали непосредственное участие в происходящем; в другом зале зрители смотрели на экране все, что происходило в эфире, со стриминговой площадки facecast.

То есть это почти как в Простоквашино: «Вашу маму и тут, и там показывают». Только в Простоквашино маму Федора показывали в записи, а у нас эфир был прямой.

Реализация

Мы завозили все съемочное, световое и стриминговое оборудование (а также сцену, фотостену и весь необходимый реквизит) накануне. На монтаж ПТС обычно уходит от трех до пяти часов, потом идет настройка камер и звука, выставление света и выстраивание картинки. Для нас очень важно, чтобы картинка в эфире получалась сочной и яркой, поэтому мы используем профессиональные камеры и технологию VMXcall, которая не портит качество изображения при передаче сигнала. На текущей съемке было задействовано три камеры в главном зале, где происходила съемка, и одна камера, где зрители смотрели трансляцию в прямом эфире.

Как правило, во всех наших съемках, где задействовано несколько стран, мы делаем технический тракт накануне вечером. Обычно выбирается что-то среднее между часовыми поясами – примерно 21.00–22.00. Во время тракта мы проверяем качество сигнала. Скорость интернета при онлайн-трансляциях требуется не меньше 50 мегабит/сек., а лучше 100 и выше. Очень важно выстроить звук и проверить качество изображения при передаче на центральный пульт.

В день мероприятия проводится генеральная репетиция со всеми участниками в студии – это и ведущие, и промо-персонал, задействованный в съемке, а также гости эфира.

На площадке у нас присутствовало около 50 человек – это ведущие, гости из зала, модели, топ-лидеры ORIFLAME, которых поздравляли с новыми званиями, а также специальный гость Валихан Тен, который провел небольшую разминку для всех присутствующих.

Кстати, это очень важный пункт, без которого не проходит ни один хороший онлайн-ивент. Разминка, в которой люди могут немного снять напряжение и повеселиться, создает легкую атмосферу непринужденности. Также очень важен интерактив с онлайн-зрителями. Причем это не только вопросы-ответы и коммуникация с залом. В нашем случае это были дегустация нового коктейля и батончиков, презентация новых ароматов. И даже это постарались подать нестандартно. К примеру, вместо привычного тестинга мы выпустили в зал двух нимф, платья которых благоухали новыми запахами.

Телемост длился 3,5 часа. По нашим наблюдениям, это оптимальное время для подобных онлайн-трансляций. Было задействовано порядка 60 человек только в алматинской части организации телемоста. Помимо съемочной и стриминговой команды, это техники по декорациям, оформители, декораторы, люди, отвечающие за музыкальное сопровождение, и промо-персонал.

Мнение клиента:

«Я считаю, что самое главное в мероприятии – это душа, драйв, энергия. Люди уходят с таким зарядом, на котором они работают очень долгое время. Поэтому спасибо вам огромное, вы реально делаете нереально крутые вещи, и мне как организатору всегда спокойно, что все будет хорошо, все будет вовремя, все будет четко, любая необходимая вещь, элемент. Спасибо огромное!» – поблагодарила Людмила Славина, менеджер по продажам Oriflame Kazakhstan.

«Когда вы выбираете агентство, которое будет помогать, сопровождать, это как выбор мужа. Аналогия, может быть, не совсем правильная, но для меня это так. Потому что ты доверяешь ценное – проведение мероприятий. Команда PanPro помогает создавать не просто ивенты, а супермегаивенты, это партнеры, это люди, которые понимают тебя с полуслова, которые предугадывают любое твое желание, которые подсказывают и рекомендуют, как сделать лучше, как добавить какую-то изюминку, и это такая синергия, когда мы работаем вместе, проводим просто нереально крутые ивенты!» – добавила Айгерим Жолжанова, менеджер категорий Wellness и ухода за лицом.

Автор: Ольга Настюкова